Ao chegar o final do mês, o setor de RH começa as atividades para realizar o fechamento de ponto. E fazer esse processo, exige ao departamento pessoal muita atenção para evitar erros e assim, calcular a folha de pagamento corretamente.
O fechamento do ponto é uma das principais tarefas do RH, ela consiste em fazer a verificação e tratamento dos registros da jornada de trabalho mensal dos colaboradores individualmente dentro da empresa.
Vale lembrar, que esse processo pode ser extremamente longo e cansativo se feito manualmente, ainda mais para empresas com número alto de colaboradores. Por isso, um bom aliado ao RH é ter um software de Gestão que auxilia e reduz o tempo de trabalho e custos desnecessários.
Mas mesmo com um sistema, no meio de tantas tarefas, as vezes ficamos perdidos com pequenos detalhes. E uma ajudinha nunca é demais, né.
Pensando nisso, para te ajudar montamos um checklist dos passos para fechar os pontos de forma mais rápida e sem erro.
CHECKLIST PARA O FECHAMENTO DE PONTO
✔ Cadastro do mês
Antes de coletar os dados, lembre-se de fazer o cadastro de período no sistema, ou seja, cadastrar os dias do mês que se passaram.
✔ Coleta do equipamento e importação de marcações
Certifique que o seu relógio ponto esteja conectado corretamente a rede, ou se utilizar pen drive, verifique se o mesmo é compatível com seu equipamento e se tem espaço necessário para guardar o arquivo de coleta.
*Dica extra: recomendamos que tenha um pen drive exclusivo para coletar as marcações, assim você não corre o risco de perder informações ou ficar sem espaço.
✔ Acerto do ponto
Com as marcações de ponto importadas em seu sistema, é a hora de verificar se todos os colaboradores não esqueceram de registrar alguma marcação durante o mês.
Nesse momento, caso necessário, é importante que sejam lançados os atestados, férias, dispensas e demais informações indispensáveis para o correto cálculo do sistema.
✔ Impressão do relatório
Para fazer a impressão ou enviar o arquivo para a contabilidade é necessário que o relatório esteja salvo em seu computador.
Lembrando que para salvar é só escolher o formato desejado (alguns formatos disponíveis são em PDF, RTF, HTML, TXT).
O sistema Tecsmart dispõe de vários modelos de relatórios, escolha a que melhor se adapta a realidade da sua empresa.
✔ Envio de arquivo para contabilidade
Quanto ao arquivo de exportação, basta marcar o período a ser gerado, selecionar a empresa e escolher layout do arquivo.
Para finalizar, é só enviar o arquivo para sua contabilidade.
Viu só como é simples fazer o fechamento de ponto dos seus colaboradores?
Mesmo assim, apesar de ser um processo simples, as vezes nos perdemos em pequenos detalhes. E uma ajudinha nunca é demais.
Está na dúvida ou dificuldades? Conte com nossa equipe para lhe ajudar!
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