Fechamento de Ponto: Passo a passo para fazer de forma rápida e correta
O fechamento de ponto dos funcionários, é uma das principais tarefas na rotina do RH. Verificar e fazer o tratamento dos registros de trabalho mensal dos colaboradores individualmente, isso exige muita atenção e tempo.
É muito comum nas empresas, haver dúvidas e dificuldades no processo de fechamento de ponto, sem ter erros e garantir o cumprimento à lei.
Independentemente do tamanho do negócio e do número de funcionários, é importante ter atenção a essa atividade. Qualquer erro cometido pode gerar pagamentos equivocados, que prejudicam o colaborador ou a empresa.
Pensando nisso separamos algumas dicas importantes para que seu controle de jornada seja efetivo e rápido.
Então confira nosso conteúdo até o final e descubra qual a forma correta para fazer o fechamento de ponto rápido e e como evitar erros comuns.
O que é fechamento de ponto?
Fechamento do ponto é a verificação e conclusão de todos os registros de jornada de trabalho que um colaborador fez o mês de trabalho na empresa.
Normalmente, o RH inicia o fechamento após o dia 20 de cada mês para ter tempo hábil de fazer o tratamento das horas trabalhadas e ajustes necessários durante o período.
Ao finalizar o fechamento de ponto, a empresa passa as informações da jornada de cada colaborador para o escritório contábil gerar a folha de pagamento.
Como fazer o fechamento do ponto?
O processo começa com a coleta das marcações de entrada e saída de cada colaborador e com base nas marcações o RH segue com o tratamento e calculo das horas trabalhadas. Para evitar o acumulo de informações, é necessário ter um controle prévio das horas de jornada de cada colaborador individualmente, com o lançamento do horário de entrada e saída de cada período trabalhado.
Tudo isso, pode ser feito manualmente ou digital e rápido com uso de softwares de controle de jornada.
Dependendo da quantidade de funcionários da empresa, esse processo pode ser extremamente longo e cansativo se feito manualmente. Por isso, um bom aliado ao RH é ter um software de controle de jornada que auxilia e reduz o tempo de trabalho e custos desnecessários.
Passo a passo para fechamento de ponto rápido e sem erro:
1º Passo - Cadastro do mês
Antes de coletar os dados, lembre-se de fazer o cadastro de período no sistema, ou seja, cadastrar os dias do mês que se passaram.
2º Passo: Coleta do equipamento e importação de marcações
Registo de ponto por relógio ponto
Certifique que o seu relógio ponto esteja conectado corretamente a rede, ou se utilizar pen drive, verifique se o mesmo é compatível com seu equipamento e se tem espaço necessário para guardar o arquivo de coleta.
Para equipamentos com coleta automática em nuvem com o serviço iDCloud basta apenas verificar se está conectado corretamente e recebendo as marcações.
*Dica: recomendamos que tenha um pen drive exclusivo para coletar as marcações, assim você não corre o risco de perder informações ou ficar sem espaço.
Registro de ponto por aplicativo Ponto Mobile
Verifique se o celular ou tablet está conectado a rede de internet. O aplicativo faz o envio automaticamente todas as marcações dos colaboradores assim que conectado a rede de internet móvel ou wifii.
*Dica: Caso por algum motivo o aplicativo não fez a sincronização automática, é possível fazer o envio pelo botão de sincronização disponível no aplicativo.
3º Passo: Acerto do ponto
Com as marcações de ponto importadas em seu sistema, é a hora de verificar se todos os colaboradores não esqueceram de registrar alguma marcação durante o mês.
Nesse momento, caso necessário, é importante que sejam lançados os atestados, férias, dispensas e demais informações indispensáveis para o correto cálculo do sistema.
4º Passo: Impressão do relatório
Para fazer a impressão ou enviar o arquivo para a contabilidade é necessário que o relatório esteja salvo em seu computador.
Lembrando que para salvar é só escolher o formato desejado (alguns formatos disponíveis são em PDF, RTF, HTML, TXT).
O sistema Tecsmart dispõe de vários modelos de relatórios, escolha a que melhor se adapta a realidade da sua empresa.
5º Passo: Envio de arquivo para contabilidade
Quanto ao arquivo de exportação, basta marcar o período a ser gerado, selecionar a empresa e escolher layout do arquivo.
Para finalizar, é só enviar o arquivo para sua contabilidade.
Atenção: evite alguns erros comuns
1) Não ter registro de ponto das entradas e saídas dos colaboradores
Parece algo simples, mas não ter lançado os registros, seja manual ou digital, dificulta praticamente todo o processo de fechamento de ponto, pois é quase impossível saber exatamente todos os horários de trabalho de cada funcionário.
2) Falta ou perda dos documentos
Precisar de uma informação ou documento sobre o colaborador e não encontrar, é uma dor de cabeça desnecessária. Ter um sistema que arquiva e organiza os documentos é ideal para facilitar para o RH.
3) Não recolhimento dos atestados médicos
Para fazer os ajustes no ponto do mês, é necessário que o RH tenha os atestados médicos em mãos ou digitais, isso facilita muito na hora de conferir as ausências por motivos médicos estão corretas.
4) Problemas com as fórmulas e cálculos
Um detalhe muito importante, é lembrar que as horas trabalhadas podem varias de valor de acordo com a convenção coletiva da empresa. Esse ponto é fundamental para que o cálculo seja correto e evite que a empresa tenha problemas fiscais e financeiros. Um sistema que calcula todas as horas de forma automática é sem dúvidas uma facilidade ideal para o RH e para a saúde financeira da empresa.
5) Falta de registro de ausência e atrasos
Ter registros irregulares ou ausentes, também é uma dificuldade que pode ser trabalhosa quando conferido apenas uma vez no mês. Por isso, é fundamental que o RH faça o acompanhamento das marcações dos colaboradores, assim fica mais fácil corrigir e ajustar cada lançamento necessário.
6) Não acompanhamento das horas extras
Não acompanhar o quanto de horas trabalhadas o funcionário faz por dia, pode causar prejuízos na empresa de forma financeira e jurídica. Ter excessos de horas extras ou erros nos lançamentos vai gerar gastos não previstos e desnecessários para a empresa.
Por que ter um sistema de controle de jornada?
Para fazer o fechamento do ponto de forma rápida e sem erros, a melhor solução é apostar em um sistema de controle digital que faz as coletas automáticas dos registradores de ponto e já organiza para o RH apenas conferir e ajustar o que for necessário.
Este tipo de software é reconhecido pela portaria 671 do Ministério do Trabalho, além de trazer muitas facilidades para a sua empresa.
A marcação é feita por relógios ponto ou aplicativo de ponto Tecsmart, simples e em qualquer lugar. Ou seja, neste caso é possível fazer o fechamento de ponto à distância, incluindo os trabalhadores externos ou home office e híbridos.
Os melhores sistemas deste tipo também mantêm as informações na nuvem. Igualmente, é possível consultar as marcações a qualquer hora. Com isso, elas ficam devidamente protegidas contra ataques, manipulações e extravios.
Outro ponto que ressalta a importância deste tipo de sistema é que ele é capaz de automatizar o fechamento da folha de ponto. Isto é, ele realiza os cálculos referentes à jornada.
Desse modo, atualiza o sistema com informações de bancos de horas e de horas extras.
Ao calculá-las, aliás, ele aplica todos os adicionais cabíveis, de acordo com a lei, como por labor extraordinário, trabalho noturno ou insalubridade.
Por tudo isso, automatizar seu sistema de ponto com um software moderno é a melhor solução para a sua empresa!
Viu só como é simples fazer o fechamento de ponto dos seus colaboradores?
Mesmo assim, apesar de ser um processo simples, as vezes nos perdemos em pequenos detalhes. E uma ajudinha nunca é demais.
Está na dúvida ou dificuldades? Conte com nossa equipe para lhe ajudar!
Se a sua empresa ainda não tem um sistema de gestão eficiente, conheça o Tecsmart EPM! O nosso sistema conta com recursos que atende todas as obrigações das leis trabalhistas no Brasil e colabora para um controle de jornada seguro e eficaz.
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